Na první pohled může logistika ve firmě fungovat bez problémů. Objednávky odcházejí včas, zákazníci zásilku vždy obdrží a vše se zdá v pořádku. Přesto v procesu často ztrácí přehled. Informace o zásilkách existují, jen jsou rozptýleny v různých systémech nebo mezi více lidmi. Díky Manažeru zásilek zjistíte, že i správa dopravy může být výrazně jednodušší, když máte všechna data na jednom místě
Mít přehled o zásilkách neznamená kontrolovat každý balík, který potřebujete odeslat zákazníkovi. Důležité je vědět, kde najít informace o objednávce, dopravci nebo aktuálním stavu doručení.
Řada firem tvoří logistiku postupně s tím, jak rostou. Přibudou noví dopravci, nové prodejní kanály a další členové týmu. Každá změna dávala v daném období smysl, ale po čase může chybět větší přehled. Informace o zásilkách sice existují, jejich dohledání ale často zabere více času, než by bylo potřeba. Na místě je kvalitní automatizace.
4 typická místa, kde firmy ztrácí přehled
Firmy často ztrácejí přehled o zásilkách ve chvíli, kdy začnou využívat více dopravců. Každý dopravce má vlastní systém pro objednání dopravy i sledování zásilek. Informace o objednávkách jsou tím pádem rozptýlené na více místech.
Dalším článkem v procesu, kde se přehled vytrácí, je předávání informací mezi kolegy. Jeden člen týmu připravuje objednávky, jiný objednává dopravu a další komunikuje se zákazníky. Informace se předávají e-mailem, v chatu nebo ústně. Vidíte ten potenciální zmatek?
V některých firmách se údaje o zásilkách stále zadávají ručně a právě tady může dojít k chybě. Stačí drobný překlep v adrese, telefonním čísle nebo PSČ a zásilka se může zpozdit nebo vrátit zpět. No a ve chvíli, kdy se zákazník zeptá, zavolá nebo napíše, musí někdo otevřít systém dopravce, vyhledat číslo zásilky a najít aktuální informace, což může být časově náročné.
Problémem může být i nejasně rozdělená odpovědnost. Jeden člen týmu připraví objednávku, jiný objedná dopravu a další řeší případné komplikace. Když nastane problém, není vždy jasné, čí je to agenda a kde hledat související informace.
Takže, pojďme si shrnout nejčastější důvody, kvůli kterým dochází ke ztrátě přehledu.
- Více dopravců, více systémů – informace o zásilkách jsou rozděleny mezi různé platformy dopravců.
- Předávání informací mezi kolegy – údaje o zásilkách kolují mezi lidmi ústně, v e-mailech a v chatu.
- Ruční dohledávání stavu zásilek – zaměstnanci musí hledat stav zásilek v systémech dopravců.
- Nejasné rozdělení odpovědností – není vždy jasné, kdo řeší konkrétní agendu a kde informace hledat.
Jak se roztříštěná logistika projeví v praxi
Roztříštěný proces se postupně projeví v každodenním provozu. Zaměstnanci tráví část pracovní doby hledáním informací o zásilkách nebo komunikací s dopravci a při ručním dohledávání či zadávání údajů může snadno dojít k chybě.
Nedostatek přehledu může zvyšovat stres v týmu. Lidé řeší situace operativně a pod tlakem. Firma navíc potřebuje občas změnit dopravce (výpadek nebo zvýšení cen), případně upravit logistický proces. To vše způsobuje další zpomalení.
A zákazníci? Jakmile nedostávají informace průběžně, obracejí se přímo na e-shop. Jak tohle řešit? Moderní logistické nástroje využívají automatické notifikace, které zákazníka informují o pohybu zásilky.
Manažer zásilek se elegantně postará o vaši logistiku. Z jednoho místa můžete vybírat z 10 dopravců a více než 22 tisíc výdejních míst a boxů.
Jak sjednotit správu zásilek ve firmě
Funkční logistika stojí na jednoduchém principu. Firma spravuje všechny zásilky na jednom místě a každý člen týmu pracuje se stejnými informacemi. Role v procesu jsou jasně rozděleny.
Právě na tomto principu funguje Manažer zásilek. V jednom rozhraní si vyberete dopravce, objednáváte dopravu a sledujete zásilky na cestě. Pracujte s více dopravci podle aktuální situace i vašich potřeb. Manažer zásilek můžete také jednoduše integrovat s vaším e-shopem, díky čemuž budete ještě efektivnější. Systém propíše všechny informace automaticky a vy budete mít přehled o všech objednávkách a jejich stavu.
Příklad z praxe: Jak sklárna Rückl automatizovala objednávání dopravy
Příkladem úspěšné integrace je sklárna Rückl, která svůj e-shop, který běží na platformě PrestaShop, propojila s Manažerem zásilek.
„Dříve jsem musela při objednání dopravy celou adresu příjemce a další veškeré informace vypisovat. Teď se všechny údaje přetáhnou automaticky, což je pro mě velké urychlení práce.”
– Tereza Rücklová, manažerka e-shopu Rückl
Závěr: Když máte logistiku pod kontrolou
Zdravý přehled o zásilkách by neměl být o nárůstu administrativy. Naopak. Základem je nastavit proces tak, aby byly všechny důležité informace vhodně uspořádané a dostupné na jednom místě.
Jakmile firma sjednotí správu dopravy a zpřehlední logistiku, získá více času na rozvoj podnikání a práci se zákazníky. Logistika se změní z každodenního operativního problému ve stabilní součást fungování firmy.
